Specjalista/ka ds. projektów
WYMAGANIA OBOWIĄZKOWE:
- wykształcenie wyższe, najlepiej z zakresu ekonomii, finansów, rachunkowości, zarządzania, administracji, analityki biznesowej lub pokrewnego,
- minimum 2 lata doświadczenia w realizacji lub rozliczaniu projektów, w tym B+R, najlepiej finansowanych ze środków krajowych lub UE,
- praktyczna znajomość zasad kwalifikowalności wydatków i rozliczania projektów,
- umiejętność czytania umów o dofinansowanie, regulaminów i wytycznych oraz przekładania ich na konkretne wymagania wobec dokumentacji,
- bardzo dobra znajomość Excela (formuły, tabele przestawne, uzgadnianie danych z różnych źródeł),
- dokładność, systematyczność i dbałość o terminy,
- swoboda w pracy z dokumentami księgowymi, budżetami i danymi liczbowymi,
- umiejętność przygotowywania jasnych notatek, zestawień i wyjaśnień dla instytucji finansujących,
- dobra komunikacja i gotowość do dopytywania, gdy dane są niespójne lub niekompletne,
- otwartość na zmianę narzędzi i sposobu pracy,
- znajomość języka angielskiego pozwalająca pracować z dokumentacją i korespondencją projektową.
Mile widziane
- doświadczenie w instytucie badawczym, na uczelni, w administracji publicznej lub jednostce realizującej projekty B+R,
- doświadczenie w rozliczaniu projektów w programach FENG, KPO, Horyzont Europa, Digital Europe, Erasmus+ lub Interreg oraz we współpracy z NCBR, PARP lub Komisją Europejską,
- znajomość systemów CST2021 / SL2021 lub portalu Funding & Tenders,
- doświadczenie w rozliczaniu kosztów osobowych, w tym wynagrodzeń w kilku projektach jednocześnie, metodologii stawek godzinowych i kart czasu pracy,
- podstawowa znajomość zasad zamówień publicznych (PZP, zasada konkurencyjności) w zakresie potrzebnym do weryfikacji wydatków,
- doświadczenie w obsłudze kontroli i audytów projektów,
- doświadczenie z systemami ewidencji czasu pracy, obsługi projektów lub elektronicznego obiegu dokumentów.
OPIS STANOWISKA:
Rodzaj umowy: umowa o pracę
Wymiar czasu pracy: 1/1
Miejsce wykonywania pracy: ul. Leopolda 31, 40-189 Katowice
Data ogłoszenia: 16.10.2026 r.
Termin zgłaszania aplikacji: 15.11.2026 r.
O roli:
Dział Projektów w Łukasiewicz – Instytucie Sztucznej Inteligencji i Cyberbezpieczeństwa odpowiada za przygotowanie, realizację, monitorowanie i rozliczanie projektów badawczo-rozwojowych finansowanych ze środków krajowych i europejskich. Poszukujemy osoby, która zapewni operacyjne wsparcie kierownikom projektów oraz zespołom badawczym, dbając o poprawność danych, kompletność dokumentacji i terminowość rozliczeń.
Stanowisko wymaga dokładności, dobrej organizacji pracy i odpowiedzialności za jakość powierzonych zadań. Część procesów, w tym rozliczanie godzin projektowych, prowadzona jest obecnie z wykorzystaniem różnych narzędzi i systemów wewnętrznych. W najbliższych miesiącach planowane jest wdrożenie nowego rozwiązania, w ramach którego osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie współtworzyć docelowy sposób pracy.
Codzienne zadania
Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za:
- rozliczanie projektów krajowych i europejskich, w tym przygotowywanie części finansowej i merytorycznej wniosków o płatność oraz raportów okresowych i końcowych,
- weryfikację kwalifikowalności wydatków pod kątem umowy o dofinansowanie, wytycznych programowych i budżetu projektu,
- kompletowanie i sprawdzanie dokumentacji potwierdzającej wydatki: kosztów osobowych, zakupów, podwykonawstwa i delegacji, w tym opisów dokumentów księgowych i dowodów zapłaty,
- rozliczanie godzin projektowych: pracę na danych źródłowych, w arkuszach Excel i w systemie ewidencji czasu pracy, przygotowywanie kart czasu pracy oraz wyliczanie stawek godzinowych zgodnie z metodologią danego programu,
- weryfikację kompletności i spójności danych o zaangażowaniu pracowników, w tym kontrolę limitów zaangażowania i ryzyka podwójnego finansowania między projektami,
- uzgadnianie danych z księgowością projektową i działem kadr, wyjaśnianie rozbieżności oraz śledzenie wykonania budżetu w podziale na kategorie kosztów,
- monitorowanie terminów rozliczeń, poziomu wydatkowania i realizacji wskaźników,
- przygotowywanie korekt, odpowiedzi na uwagi instytucji finansujących oraz dokumentacji do kontroli i audytów,
- wsparcie w przygotowywaniu wniosków projektowych, budżetów i harmonogramów, z uwzględnieniem późniejszej rozliczalności kosztów,
- bieżącą współpracę z kierownikami projektów, zespołami badawczymi, administracją i partnerami zewnętrznymi,
- przygotowywanie zestawień, raportów statusowych i prostych analiz finansowych,
- prowadzenie i porządkowanie dokumentacji projektowej zgodnie z wymogami archiwizacji,
- udział we wdrożeniu nowego narzędzia do obsługi projektów i usprawnianiu pracy Departamentu.
Benefity
Oferujemy:
- pracę w instytucie badawczym o ugruntowanej pozycji na rynku,
- umowę o pracę,
- elastyczne godziny pracy,
- pracę hybrydową (po okresie próbnym),
- udział w szkoleniach – m.in. kursy językowe (angielski, hiszpański, niemiecki, włoski) dla wszystkich pracowników,
- bogaty pakiet socjalny – dofinansowanie do wypoczynku pracowników, świadczenia świąteczne, dofinansowanie do „zielonej szkoły”,
- prywatną opiekę medyczną PZU,
- karnety sportowe,
- Pracowniczy Program Emerytalny,
- grupowe ubezpieczenie na życie.
Złożenie oferty potwierdza zapoznanie się kandydata do pracy z zamieszczoną w treści ogłoszenia rekrutacyjnego informacją o przetwarzaniu jego danych osobowych, a także stanowi wyraźne działanie potwierdzające wyrażenie przez niego zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w jego ofercie pracy (CV).
Jednocześnie uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami.